در سال جاری طبق توافقی که توسط مسئولین سازمان حج و زیارت و بعثه مقام معظم رهبری شده است حوزه بازرسی توسط بازرسی بعثه و امور مربوط به ارزشیابی و ارزیابی خدمات توسط بازرسی سازمان انجام خواهد شد که البته در حین عملیات دو واحد با یکدیگر همکاری خواهند نمود.

محمد حسن سامعی مسئول واحد ارزشیابی مدینه منوره در خصوص نحوه ارزشیابی عوامل کارگزار و ستادی اینگونه توضیح می دهد:

Ø   در حوزه ارزیابی دو نوع مسئولیت تعریف شده است یکی خدمات و دیگر ارزشیابی عوامل کارگزار و ستادی. در حوزه ارزیابی خدمات 3 گروه اظهار نظر می­نمایند: زائرین  ، مدیران کاروان ، مدیران مجموعه. مدیران کاروان و مجموعه از طریق سامانه سامفا (samfa.haj.ir) ورود اطلاعات می­نمایند ولی زائرین به دلیل محدودیت­های موجود توسط فرم­هایی که بین ایشان توزیع می­شود اظهار نظر می­نمایند. بنابراین نظرات جمع آوری شده در گروه مدیران کاروان به صورت استقراء کامل می­باشد ولی تعداد فرمی که بین زائرین توزیع می­شود مجموعاً 10% تعداد آنها می­باشد یعنی حدود 6000 فرم توزیع می­شود.

Ø     شیوه توزیع فرم بین زائرین طبق برنامه­ ریزی صورت گرفته از قبل از طریق زائرینی می­باشد که قبلاً در ایران اعلام همکاری نموده ­اند و در صورت دست نیافتن به ایشان خود همکاران با کمک مدیران آن را انجام می­دهند.امسال برای اولین بار قرار است هر هفته فرم­هایی که از زائرین جمع­ آوری می­ شود را اسکن نموده و نتایج آن را طبق گزارشات کاربردی استخراج نموده و به مسئولین ستاد اعلام نمائیم

Ø     با توجه به اینکه این فرم­ها به صورت کاروانی توزیع می­شود از طریق آن می­توان گزارشات متنوعی در بخش­های مختلف مسکن، تغذیه، حمل و نقل و فرودگاهی به تفکیک هتل و استانی استخراج نمود.

 در حوزه ارزشیابی عوامل، مدل کار بر اساس مدل ارزشیابی 360 درجه تعریف شده است. یعنی در خصوص هر شخص کلیه کسانی که در اطراف او حضور دارند یعنی یا خدمات می­گیرند، یا خدمات می­دهند و یا همکاری می­نمایند اظهار نظر می­کنند. توزیع و جمع­ آوری فرم­ها بین زائرین به دلیل اینکه زائرین شناخت بهتری از عوامل پیدا کنند و کلیه مراحل سفر سپری شود و زائرین نسبت به سئوالات ایام تشریق پاسخ داشته باشند بعد از ایام تشریق  انجام می­شود. به همین جهت در خصوص کاروان­هایی که قرار است بلافاصله بعد از ایام تشریق عازم ایران شوند روز یازدهم ذی الحجه در منا اقدام به توزیع و جمع­ آوری فرم می­شود

Ø     اکنون در سامانه سامفا مدیران کاروان و مجموعه در مدینه ، بعد از یک هفته که با هم همکاری دارند نسبت به یکدیگر اظهار نظر می­نمایند.