مدیر دفتر نمایندگی سازمان حج وزیارت در عربستان درگفتگویی با پایگاه اطلاع رسانی این سازمان درمکه مکرمه گزارشی از شرح وظایف تعیین شده و فعالیتهای روزانه دفتر نمایندگی را ارائه نمود که در ادامه تقدیم خوانندگان می گردد.

رضایی گفت دفتر نمایندگی بعنوان نمایندگی ثابت سازمان حج وزیارت درعربستان فعالیت می کند و عمده وظایف آن ارتباط مستمر با دستگاه های دولتی و موسسات و شرکتهای مرتبط و فعال عربستانی درحوزه حج و زیارت می باشد. وی ادامه داد وظایف این دفتر در حالت کلی در دوحوزه امور حج تمتع ونیز عمره مفرده قابل تقسیم بندی است.

در بخش حج تمتع می توان خدمات دفتر را درزمینه های مختلف ازجمله تامین مسکن،هماهنگی باادارات رسمی عربستان،امور نقل حجاج،امورمالی،تغذیه و... در نظر گرفت.باتوجه به اینکه سالانه درحدود 2.5میلیون نفر جهت انجام اعمال حج تمتع  به عربستان می آیند نیاز است تا دستگاه های مسئول کشورهای مختلف طبق چارچوب و دستور العملهای مشخصی فعالیت  نمایند.از جمله این زائران حدود64 هزار نفر زائر ایرانی هستند که بسیاری از امورات آنها باهماهنگی دفتر نمایندگی برنامه ریزی می شود.بیشتر فعالیتهای دفتر نمایندگی برای حج تمتع مربوط به ایام قبل از اعزام حجاج به عربستان ونیز استقرار ستادهای حج در دو شهر مکه مکرمه ومدینه منوره می باشد وبااستقرار ستادها در ایام موسم حج باکمک همکاران ستادی امورات مربوطه برنامه ریزی و کارها انجام می شود.

ازجمله امور مهم خدمات به حجاج تامین محل اسکان آنهاست. در این زمینه چندماه قبل از اعزام زائران و بعضا همزمان با موسم حج قبلی یک کارگروه مسکن در سازمان حج وزیارت تشکیل می گردد که این گروه طبق دستورالعملهای مشخص خود نسبت به ارزیابی و انتخاب هتلهای موجود درمکه مکرمه ومدینه منوره اقدام می نمایند و نتیجه بررسی وانتخاب خود را طی صورتجلساتی ارائه می نمایند.بعد از توافقی که با مالکان این هتلها صورت می پذیرد ازسوی دفتر نمایندگی قرادادهای لازم با آنها منعقد می شود وهمچنین پیگیریهای بعدی در خصوص تعهدات مالکین هتلها در ارائه خدمات نیز از سوی این دفتر انجام می شود.

درحوزه نقل حجاج نیز خدمات وبرنامه ریزیهای گسترده ای صورت می گیرد.در ایام موسم حج چندین نوع نقل برنامه ریزی و اجرا می شود که عبارتند از نقل بین شهری،درون شهری،نقل ترددی،نقل بیماران،نقل جانبازان و نقل بار.در این بخش به خاطر محدودیت موجود در ظرفیت و توانایی شرکتها سعی می شود از چند شرکت برای تامین نیازهای نقل حجاج استفاده گردد وهمواره سعی می شود. از بهترین امکانات موجود برای حجاج کشورمان استفاده شود.در این زمینه در مجموع حدود 20قرارداد از سوی دفتر نمایندگی باشرکتهای عربستانی منعقد می گردد وهمچنین هماهنگیهای لازم باواحدهای مربوطه در عربستان از جمله موسسه مطوفین حجاج ایران و سندیکای اتوبوسداران بعمل می آید.

دربخش تغذیه، انعقاد قرارداد با آشپزخانه های پخت متمرکز وتامین تجهیزات وامکانات داخلی و رفع نواقص جزو وظایف دفتر نمایندگی است.برای  تامین اقلام مورد نیاز غذایی و تدارکاتی از دو منبع داخل ایران و عربستان اقدام می شود.همه ساله برای این موضوع یک کمیسیون ویژه تحت عنوان((کمیسیون خرید کالا وخدمات مورد نیاز حجاج))با انتخاب و دریافت حکم از ریاست سازمان انتخاب می شوند.در داخل ایران از سوی سازمان فراخوان لازم از طریق جراید برای تامین کالاها منتشر می شود و شرکتهای توانا در زمینه تامین کالاها پیشنهادهای خود را ارائه و توسط کمیسیون مذکورمورد ارزیابی قرارگرفته و انتخاب می شوند.در عربستان نیز برای کالاهایی که باید از داخل این کشورتامین شودتوسط دفتر نمایندگی آگهی های لازم در جراید محلی منتشر شده و شرکتهای عربستانی که توانایی تامین کالاهای مورد نظر را دارند مراجعه وپیشنهادات خود را ارئه می نمیاند.در فرصت مناسب با مراجعه اعضا کمیسیون خرید کالا پیشنهادات و کیفیت کالاها وخدمات مورد ارزیابی قرارگرفته و انتخاب می شوند و سپس از سوی دفتر نمایندگی قراردهای لازم با این شرکتها منعقد می شود.ازنکات قابل توجه این است که در سالهای اخیر بسیار تلاش شده است تا در راستای حمایت از تولید کنندگان داخلی هر سال تعداد بیشتری از کالاها از بازار داخل کشور تامین شود.البته نکته ای که حائز اهمیت است تولیدکنندگان داخلی باید در راستای افزایش کیفیت کالاها و ارائه قیمت مناسب تر اقدام نمایند تاقابلیت رقابت پذیری را داشته باشند.

در زمینه امور مالی یکی از مباحث مهم دفتر وظایف این حوزه است.بیش از 80% هزینه هایی که زائرین برای سفر خود می پردازند در داخل عربستان هزینه می شود که در این حوزه اسناد مالی ومدارک مربوطه توسط امورمالی دفتر نمایندگی جمع آوری وبه ستاد سازمان منتقل می شود.

ازجمله امور دیگری که در دفتر نمایندگی برای بخش حج تمتع اجرا می گردد عقد قرارداد طرح قربانی وپیگیری امور مربوط به نقل هوایی حجاج است.

رضایی درادامه در زمینه ارائه خدمات دفتر نمایندگی در حوزه عمره مفرده گفت بنا به قوانین عربستان بسیاری از خدمات این بخش وتوافقنامه ها باید توسط شرکتهای خصوصی دو طرف به اجرا درآید.لذا موسسه عمره سعادت با هماهنگی و نظارت سازمان حج وزیارت بسیاری از برنامه های اجرایی عمره مفرده را انجام می دهد .دربخش تغذیه وتدارکات مشابه حج تمتع عمل می شود.عقدقرارداها وپرداخت مطالبات شرکت هانیز از طرف دفتر نمایندگی انجام می شود؛ همچنین نظارت بر عملکرد شرکتهای طرف قرارداد نیز با دفتر نمیاندگی است.

مدیر دفتر نمایندگی سازمان حج وزیارت در عربستان با اشاره به این نکته که به علت مدت اعتبار ویزای عوامل که یکماهه صادر می شود و این نیروها نیز به همین مدت در عربستان حضور می یابند و سپس نفر بعدی جایگزین می شود، اظهار نمود یکی از وظایف این دفتر ایجاد انسجام لازم و جلوگیری از افت کیفیت ارائه خدمات است.